1. Définir les Objectifs de l’Événement

Avant toute chose, il est essentiel de définir les objectifs de la JPO. Que souhaitez-vous accomplir ? Attirer de nouveaux étudiants, faire connaître des programmes spécifiques, renforcer la notoriété de l’établissement ? Ces objectifs guideront toute la préparation de l’événement.

2. Mettre en Place une Équipe d’Organisation

Une équipe dédiée à l’organisation est cruciale pour gérer les différentes tâches liées aux JPO. Cette équipe devra coordonner les aspects logistiques, la communication, l’accueil des visiteurs, et la gestion des supports d’information.

• Répartition des Rôles : Attribuez des rôles spécifiques à chaque membre de l’équipe (responsable communication, logistique, accueil, etc.).
• Réunions de Suivi : Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur l’avancée des préparatifs.

3. Préparer le Programme de la JPO

Un programme détaillé et bien structuré est essentiel pour le bon déroulement de la journée.

• Ateliers et Conférences : Préparez des ateliers interactifs, des présentations sur les programmes de formation, et des conférences thématiques pour répondre aux intérêts variés des visiteurs.
• Visites Guidées : Organisez des visites guidées des installations (salles de classe, bibliothèques, laboratoires, etc.) pour permettre aux futurs étudiants de découvrir l’environnement d’apprentissage.
• Séances de Q&A : Prévoyez des séances de questions-réponses pour que les visiteurs puissent échanger directement avec les enseignants, les étudiants actuels, et les responsables administratifs.

4. Prévoir les Supports de Communication

Des supports de communication attractifs et informatifs sont indispensables pour promouvoir la JPO et informer les participants.

• Brochures et Flyers : Préparez des brochures détaillant les programmes offerts, les conditions d’admission, et les débouchés professionnels. Ces documents doivent être clairs et faciles à comprendre.
• Site Web et Réseaux Sociaux : Utilisez les plateformes numériques pour promouvoir la JPO, publier le programme, et fournir des informations pratiques (date, lieu, inscription).
• Emailing : Envoyez des emails personnalisés aux prospects et aux anciens élèves pour les inviter à participer à la JPO.

5. Organiser la Logistique

La logistique est un aspect clé de la réussite de la JPO. Tout doit être prévu pour assurer le confort et la sécurité des visiteurs.

• Réservation des Espaces : Assurez-vous que les espaces nécessaires (salles de conférence, amphithéâtres, etc.) sont réservés et préparés à l’avance.
• Signalétique : Installez des panneaux d’orientation et des affiches pour guider les visiteurs à travers l’établissement.
• Accueil et Enregistrement : Mettez en place un système d’accueil efficace pour enregistrer les participants, leur fournir des badges, et répondre à leurs questions dès leur arrivée.

6. Anticiper les Besoins Techniques

Les aspects techniques ne doivent pas être négligés pour assurer le bon déroulement des présentations et des ateliers.

• Équipements Audiovisuels : Vérifiez que les salles sont équipées de projecteurs, de micros, et de systèmes de sonorisation fonctionnels.
• Connexion Internet : Assurez-vous que le Wi-Fi est accessible pour tous les participants, notamment pour les démonstrations en ligne ou les inscriptions numériques.

7. Prévoir des Activités Sociales

Pour rendre la JPO plus conviviale, pensez à intégrer des activités sociales.

• Pause-Café et Buffet : Organisez des pauses-café ou un buffet pour permettre aux participants de se détendre et de réseauter.
• Activités Culturelles : Si possible, intégrez des activités culturelles ou des animations pour rendre l’événement plus attrayant et représentatif de l’identité de l’établissement.

8. Évaluer et Suivre les Résultats

Une fois la JPO terminée, il est crucial d’évaluer l’impact de l’événement pour améliorer les éditions futures.

• Feedback des Participants : Distribuez des questionnaires de satisfaction pour recueillir les impressions des visiteurs.
• Réunion Post-Événement : Organisez une réunion avec l’équipe d’organisation pour discuter des points forts et des aspects à améliorer.
• Analyse des Inscriptions : Comparez le nombre d’inscriptions obtenues grâce à la JPO avec les objectifs fixés initialement.