Pour établir un premier contact ou assurer le suivi d’un dossier, les mails sont devenus incontournables dans notre communication quotidienne. D’où l’importance de soigner leur rédaction, tant sur le fond que sur la forme. Voici quelques conseils pour peaufiner vos messages en anglais.

1re étape. Faire preuve de clarté et précision dans la définition de l’objet

Exemples : “Good news Senegal project”, “Action needed by 4 p.m.”, “November 27 comittee meeting”…

2e étape. Bien choisir la formule de politesse

Celle-ci dépend du degré de connaissance et de la proximité avec son interlocuteur : du très formel “Dear Sir or Madam”, quand on ne connaît pas le nom de la personne à laquelle on s’adresse, à “Dear Lucie” ou “Hello Lucie”, quand on a déjà eu de nombreux contacts avec elle, en passant par la formule intermédiaire “Dear M. Smith”, quand on connaît le nom de la personne mais qu’on la contacte pour la première fois.

3e étape. Soigner son entrée en matière

Si le contact est déjà établi directement, ne pas oublier de replacer son message dans ce contexte : “I am writing with regard to your recent email”, “Referring to your request for information”, “Futher to your last email”, ou indirectement “Your name was given to me by”.
Donner ensuite le motif de son message : “Our reason for contacting you is the following…”, “I am writing about”, “As discussed this morning in our telephone conversation”, “As request on your email of”, “Thank you for your email and your interest in”, “Thank you for the enquiry you made via our website”.

4e étape. Structurer le corps de son mail

Si le mail s’accompagne de pièces jointes, l’indiquer immédiatement dans la ligne précisant l’objet du message “Itinerary Dakar Conference – 3 files attached”.
La présence de pièces jointes doit également être rappelée dans le corps du texte : “Enclosed please find the necessary technical specifications”, “We are happy to enclose”, “Please see our prices on enclosed list”, “Please find attached my report”.
Si le mail comporte différents points, aller à la ligne ou ne pas hésiter à employer les formules suivantes : “First, second, third…” ou “To begin with” “Next”, “Finally”…

5e étape. Bien conclure son message

Ne pas terminer son message sans une phrase indiquant déjà la prochaine étape : “I hope I may contact you later on this matter”, “We will forward the report as soon as possible”, “We’ll glad to provide you with further details”.

Des formules plus informelles sont également utilisées selon le degré de familiarité avec son interlocuteur : “I am looking forward to”, “Please feel free to contact me”, “If you’d like more details, let me know”, “Speak to you soon”.

Enfin conclure d’une formule de politesse allant du très formel “Yours faithfully” au familier “Best wishes”, en passant par le passe-partout “Best regards”.